Guide détaillé

Conformément à la directive sur les produits du tabac (2014/40/UE), les fabricants et les importateurs de produits du tabac, de cigarettes électroniques et de flacons de recharge sont tenus de fournir des informations clés aux autorités des États membres dans lesquels ils envisagent de commercialiser leurs produits. L’outil informatique permettant de communiquer ces informations est le point d’entrée électronique commun de l’UE (PEC-UE).

Comment utiliser le PEC-UE pour transmettre des informations aux États membres de l’UE sur les produits du tabac, les cigarettes électroniques et les recharges, conformément à la directive sur les produits du tabac (2014/40/UE).

Veuillez lire ces informations attentivement avant de commencer.

1) Dois-je m’inscrire pour obtenir un numéro d’identification fournisseur («ID Fournisseur»)?

Vous devez vous inscrire si:

• vous êtes un fabricant ou un importateur de produits du tabac, de cigarettes électroniques ou de recharges.
  Vous devrez utiliser votre ID Fournisseur chaque fois que vous soumettez des informations via le PEC-UE. Vous devrez également le mentionner dans toute correspondance concernant des informations que vous transmettez sur les produits.

Vous N’AVEZ PAS BESOIN d’ID Fournisseur si:

• vous êtes un tiers (par ex., une entreprise ou un conseiller recruté par un fabricant/importateur) qui transmet des informations pour le compte d’un fabricant/importateur.

Même si vous avez été désigné(e) pour demander un ID Fournisseur pour le compte d'un fabricant ou d'un importateur, vous devez remplir le formulaire d’inscription en utilisant les coordonnées de l’entreprise du fabricant ou de l’importateur.

2) Comment obtenir un «ID Fournisseur»?

Suivez ces étapes pour demander un ID Fournisseur:

1. Créez un compte EU Login, si vous n’en avez pas encore.
2. Téléchargez le formulaire d’inscription – Pour télécharger le fichier, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez «Save link as».
3. Remplissez le formulaire.
4. Envoyez-le (en suivant les instructions indiquées sur le formulaire).

À la réception du formulaire dûment complété, nous lancerons la procédure d’attribution d’un ID Fournisseur.

Cette procédure peut prendre plusieurs jours, en particulier durant les périodes de forte demande: nous vous prions donc de faire preuve de patience. En outre, l’attribution d’un ID Fournisseur ne constitue qu’une étape intermédiaire pour fournir à votre entité un accès au PEC-UE.

Les soumissions par l’intermédiaire du PEC-UE ne seront possibles qu’à la réception de votre identifiant PARTY, pour lequel un délai de traitement supplémentaire pouvant aller jusqu’à plusieurs jours est nécessaire. Toutefois, dès que l’ID Fournisseur a été attribué, vous pouvez télécharger l’outil «XML Creator» et commencer à travailler sur vos fichiers XML; vous pouvez le télécharger à partir du groupe d’intérêt CIRCABC.

Nous pourrions vous demander des informations supplémentaires avant de vous attribuer un ID Fournisseur. Nous nous réservons également le droit de supprimer un ID Fournisseur attribué si cela est nécessaire.

3) Transmettre des informations sur les produits du tabac

Informations à communiquer au moyen du PEC-UE:

Voir l’article 5 de la directive 2014/40/UE et la décision d’exécution relative à la transmission d’informations sur les produits du tabac.

Vous devez communiquer ces informations aux autorités de l’État membre concerné avant de mettre sur le marché tout produit nouveau ou modifié.

Voir le dictionnaire de données des produits du tabac pour en savoir plus sur les informations requises. Certaines parties de ce dictionnaire peuvent également s’appliquer aux produits à fumer à base de plantes.

4) Transmettre des informations sur les cigarettes électroniques et les recharges

Informations à communiquer au moyen du PEC-UE:

Voir l’article 20 de la directive 2014/40/UE et la décision d’exécution relative à la transmission d’informations sur les cigarettes électroniques et les recharges.

Vous devez communiquer ces informations aux autorités de l’État membre concerné 6 mois avant la date à laquelle vous avez l’intention de mettre sur le marché tout produit nouveau ou modifié de manière substantielle.

Voir le dictionnaire de données des cigarettes électroniques et des flacons de recharge pour en savoir plus sur les informations requises. Certaines parties de ce dictionnaire peuvent également s’appliquer aux produits sans nicotine.

5) Options techniques pour la transmission des données

Une fois en possession de votre ID Fournisseur, vous disposez de deux options pour communiquer les informations sur les produits aux États membres de l’UE via le PEC-UE:

1. solution autonome (pour les entreprises dotées d'une infrastructure informatique réduite):
   les entreprises utilisent un générateur XML pour créer des documents qui peuvent être téléchargés ultérieurement dans le PEC-UE;
   Les différents fichiers XML doivent être téléchargés via la plateforme eTrustEx de la DG SANTE. Si vous avez des questions, veuillez contacter le service technique (voir l’onglet «Contacts»).
2. solution système-à-système (pour les entreprises dotées d'une vaste infrastructure informatique ou avec des produits multiples):
   pour transmettre des informations de système à système, vous devrez avoir accès au réseau de transmission électronique de documents. Ce réseau, géré par la Commission, permet de transférer des informations de manière fiable et sécurisée. Une fois que vous aurez reçu votre ID Fournisseur, le service informatique de la Commission vous contactera pour vous indiquer comment appliquer cette solution technique.

Pour en savoir plus sur ces deux options, consultez nos lignes directrices techniques ou la bibliothèque en ligne CIRCABC de la Commission (voir la section Téléchargements).

Déclaration relative à la protection de la vie privée

Pour savoir comment nous utilisons et protégeons vos données à caractère personnel, veuillez lire notre déclaration relative à la protection de la vie privée.