Volgens de richtlijn inzake tabaksproducten (Richtlijn 2014/40/EU) moeten producenten en importeurs van tabaksproducten, elektronische sigaretten en navulverpakkingen de belangrijkste gegevens over hun producten indienen bij de autoriteiten in de EU-landen waar ze deze willen verkopen. Deze gegevens moeten worden ingediend via de “EU Common Entry Gate” (EU-CEG).
Hoe kunt u via de EU common entry gate (EU-CEG) informatie over tabaksproducten, elektronische sigaretten en navullingen bij de EU-landen indienen, om zo aan de richtlijn tabaksproducten (Richtlijn 2014/40/EU) te voldoen?
Lees eerst zorgvuldig onderstaande informatie.
1) Moet ik een “Submitter ID” aanvragen?
U moet een Submitter ID aanvragen als:
- u een producent of importeur van tabaksproducten, elektronische sigaretten of navullingen bent.
Elke keer als u productinformatie indient via EU-CEG, moet u uw Submitter ID gebruiken. Bovendien moet u uw ID gebruiken bij alle correspondentie over de productgegevens.
U hebt GEEN Submitter ID nodig als:
- u als derde namens een producent/importeur informatie indient (u bent bijvoorbeeld een bedrijf of een adviseur die door een producent/importeur is ingehuurd).
Zelfs als u bent aangesteld om namens een producent of importeur een Submitter ID aan te vragen, moet u het aanvraagformulier invullen met de bedrijfsgegevens van die producent of importeur.
| Let op: een Submitter ID verleent u geen toegang tot extra informatie of functies in het EU-CEG-systeem. |
2) Hoe moet ik een “Submitter ID” aanvragen?
Volg deze stappen om een Submitter ID aan te vragen:
- Maak een EU-Login-account aan als u er nog geen hebt
- Download het aanvraagformulier – Klik op de rechtermuisknop en kies “link opslaan als”
- Vul het formulier in
- Dien het formulier in (volg de instructies)
| Let op: vul het formulier zo gedetailleerd mogelijk in (ook de facultatieve velden) en voeg er een officieel document aan toe (zoals een certificaat van bedrijfsregistratie, rekening voor nutsvoorzieningen, belastingaangifte). |
Zodra we het ingevulde formulier ontvangen, starten we het proces om u een Submitter ID toe te wijzen.
Dit kan enkele dagen duren, vooral tijdens drukke periodes. De toekenning van een Submitter ID is slechts een tussenstap om uw entiteit toegang te verlenen tot EU-CEG.
Indiening via EU-CEG is pas mogelijk na ontvangst van uw PARTY-identificatiecode. De verwerking daarvan kan ook enkele dagen duren. Zodra de submitter ID is toegewezen kunt u de XML Creator Tool echter al downloaden en aan uw XML-bestanden beginnen werken; u kunt deze downloaden vanuit de CIRCABC-belangengroep.
Voordat we u een Submitter ID toekennen, is het mogelijk dat we u om aanvullende informatie vragen. We behouden ons ook het recht voor om zo nodig een Submitter ID in te trekken.
3) Informatie indienen over tabaksproducten
De informatie die u via EU-CEG moet indienen, vindt u in
artikel 5 van Richtlijn 2014/40/EU en de uitvoeringsbepalingen voor het indienen van informatie over tabaksproducten.
U moet deze informatie indienen bij de autoriteiten van de desbetreffende EU-landen voordat u een nieuw of aangepast product op de markt brengt.
In het register van gegevens over tabaksproducten vindt u meer gedetailleerde informatie hierover. In dit register is ook informatie opgenomen over kruidenproducten die bedoeld zijn om te roken.
4) Informatie indienen over elektronische sigaretten en navullingen
De informatie die u via EU-CEG moet indienen, vindt u in
artikel 20 van Richtlijn 2014/40/EU en de uitvoeringsbepalingen voor het indienen van informatie over e-sigaretten en navullingen.
U moet deze informatie zes maanden voordat u een nieuw of substantieel veranderd product op de markt wilt brengen, indienen bij de autoriteiten van de desbetreffende EU-landen.
In het register van gegevens over e-sigaretten en navullingen vindt u meer gedetailleerde informatie hierover. In dit register is ook informatie opgenomen over nicotinevrije producten.
5) Technische opties voor het indienen van informatie
Wanneer u uw Submitter ID ontvangen hebt, zijn er twee opties om via EU-CEG productinformatie bij EU-landen in te dienen:
- Standalone-oplossing (voor bedrijven met een kleine IT-infrastructuur):
Bedrijven gebruiken een XML-generator om bestanden aan te maken die zij later kunnen uploaden naar EU-CEG.
De verschillende XML-bestanden moeten worden geüpload via het eTrustEx-platform voor DG SANTE. Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met de technische ondersteuning (zie het tabblad “Contact”). - System-to-system-oplossing (voor bedrijven met een grote IT-infrastructuur of veel producten):
Hiervoor moet u toegang hebben tot het e-Delivery-netwerk. Dit netwerk wordt beheerd door de Commissie en maakt het mogelijk om informatie veilig en betrouwbaar te versturen. Bij ontvangst van uw Submitter ID neemt de IT-afdeling van de Commissie contact met u op om u uit te leggen hoe u deze oplossing kunt gebruiken.
Om technische redenen ondersteunt het systeem slechts een maximale bestandsgrootte van 100 MB. Meer informatie over deze twee oplossingen vindt u in onze technische richtsnoeren en in de online-bibliotheek van de Commissie CIRCABC (zie bij “Downloads”).
Privacyverklaring
In onze privacyverklaring kunt u lezen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en beschermen.
Meer informatie en contactgegevens
Hebt u technische problemen of algemene vragen over EU-CEG?
- Lees meer over de EU Common Entry Gate (EU-CEG) en hoe het systeem werkt
- Neem contact op met het EU-CEG-team